Політика конфіденційності

1. Володілець персональних даних

Володільцем ваших персональних даних є постачальник послуг: Kęstutis Skrebė (ел. пошта: paperwork@mintedmind.eu). Наразі послугу надає фізична особа, яка провадить індивідуальну діяльність на підставі довідки. Довідка про індивідуальну діяльність № 1540135.

2. Які дані збираються та обробляються

Залежно від того, як ви використовуєте систему, ми обробляємо такі категорії даних:

• Дані облікового запису: ваше ім'я, прізвище, адреса електронної пошти, хеш пароля, реквізити компанії або ФОП (назва, код компанії, код платника ПДВ, адреса, банківський рахунок (IBAN), назва банку).
• Дані клієнтів: внесені вами реквізити клієнтів — ім'я, прізвище, назва компанії, адреса електронної пошти, номер телефону, адреса об'єкта або реєстрації.
• Дані документів та договорів: кошториси, договори підряду на надання послуг, акти виконаних робіт, рахунки-фактури з ПДВ, описи послуг, суми, дати, умови та примітки.
• Дані підписання та аудиту: зображення електронного підпису або дані кваліфікованого електронного підпису Dokobit, часова мітка підписання, IP-адреса та рядок User-Agent браузера підписанта, необхідні для юридичної сили підпису та аудиту.
• Чеки витрат та рахунки: завантажені вами фотографії або PDF-файли чеків для автоматичного оптичного розпізнавання тексту (OCR) та обліку витрат.

3. Цілі та правові підстави обробки даних

Дані обробляються на таких підставах відповідно до GDPR:

• Надання послуг та виконання договору (ст. 6(1)(b) GDPR) — керування обліковим записом, генерація документів, надсилання посилань на підпис та робота платформи.
• Виконання юридичних зобов'язань (ст. 6(1)(c) GDPR) — бухгалтерський облік, податкові вимоги та зберігання звітності.
• Законні інтереси (ст. 6(1)(f) GDPR) — підтримання безпеки системи, запобігання шахрайству та зловживанням, покращення якості сервісу та юридичний захист.

4. Термін зберігання даних

Дані активного облікового запису зберігаються протягом усього терміну дії підписки. Після видалення облікового запису або припинення надання послуг дані зберігаються протягом строку, передбаченого законодавством (наприклад, 10 років для бухгалтерських документів). Після закінчення встановлених строків дані безпечно видаляються або деперсоналізуються.

5. Передача даних третім особам

Дані можуть передаватися лише надійним обробникам даних: постачальникам хмарної інфраструктури та серверів (на території Європейського Союзу), постачальнику кваліфікованого підпису (Dokobit / Signicat), банкам та платіжним партнерам (Paysera) для звірки платежів, а також власному AI/OCR серверу (частина нашої власної інфраструктури, що обробляє завантажені квитанції та рахунки для автоматичного розпізнавання тексту). Для додаткових AI-функцій (чернетки нагадувань, переклад тексту) використовується постачальник мовної AI-моделі (OpenAI, США), який може обробляти дані за межами ЄС / ЄЕЗ згідно зі своїми умовами обробки даних. В інших випадках дані за межі ЄС / ЄЕЗ не передаються, а жодні дані НЕ продаються та не передаються з рекламною метою.

6. Ваші права згідно з GDPR

Ви маєте такі права щодо своїх персональних даних:

• Право на доступ: отримувати інформацію про обробку та копії ваших персональних даних.
• Право на мобільність даних: можливість завантажити всі дані вашого облікового запису у форматі JSON у будь-який час через функцію на сторінці профілю («Завантажити мої дані»).
• Право на виправлення: вимагати виправлення неточних або неповних даних.
• Право на видалення («право бути забутим») або обмеження обробки, якщо це не суперечить законодавчим вимогам щодо збереження звітності.
• Право подати скаргу до органу захисту персональних даних (у Литві: VDAI), якщо ви вважаєте, що ваші права порушено.

7. Контакти

З питань щодо обробки персональних даних або реалізації ваших прав звертайтеся за адресою електронної пошти: paperwork@mintedmind.eu.